10 redenen om een ervaren wedding planner in te huren

Het betrekken van een wedding planner bij de organisatie en uitvoering van de bruiloft is in stijgende lijn! Steeds meer bruidsparen beseffen dat deze samenwerking veel voordelen oplevert  en de hele beleving van die maanden aan voorbereidingen vergemakkelijkt. Een wedding planner neemt het roer niet over, maar staat jullie met raad en daad bij. Het is JULLIE dag, jullie droom. De wedding planner is er om jullie te helpen bij onderdelen waarvan jullie zelf aangeven dat advies of hulp welkom is. Zelfs de grootste control freaks hebben in evaluatiegesprekken achteraf aangegeven dat ze blij waren de stap genomen te hebben. Uit deze gesprekken is een top 10 ontstaan van redenen waarom het inschakelen van een wedding planner  een goed idee is.

10. Klankbord functie — Wedding planners zijn een bron van creatieve inspiratie. Zij luisteren naar jullie wensen, ideeën en dromen voor de huwelijksdag en brengen hun creativiteit in om te helpen de droom tot werkelijkheid te veranderen.  

9. Helicopter view – Wanneer je de locatie boekt, krijg je vaak te maken met een (party of event) manager van de locatie om jullie te helpen met de coördinatie van de dag. Deze persoon is niet te vergelijken met een onafhankelijke wedding planner. Hij of zij is vaak tevens de catering manager en hun job is om er zeker van te zijn dat alles dat te maken heeft met de faciliteiten op de locatie goed verloopt. Dit is zeker prettig en meestal zijn ze erg hulpvaardig, maar zij bestrijken slechts een deel van de taken die een onafhankelijke planner voor haar/zijn rekening neemt. Denk daarbij aan alles wat vooraf gaat aan de grote dag, de leveranciers die je buiten de locatie om boekt, het draaiboek voor de gehele dag en ga zo maar door. Een wedding planner overziet het totaalplaatje. Vanaf het moment dat je begint met de voorbereidingen tot aan het moment dat je naar de bruidssuite of op huwelijksreis vertrekt. Eenmaal op de locatie werkt de wedding planner samen met de party manager waarbij beiden hun eigen taken hebben.

8. Budget – Wedding planners die al een tijdje meelopen in de trouwbranche weten wat er ‘te koop is’. Zij weten alles over de gemiddelde prijzen en wat je kunt verwachten voor een bepaald bedrag (prijs/kwaliteit). Zij kunnen je helpen te navigeren door de soms wazige en verwarrende zee van prijskaartjes en prijsklassen en assisteren je bij het in de gaten houden van het budget en JULLIE prioriteiten.

7. Prettig gevoel tijdens de voorbereidingen – wij hebben bruidsparen gesproken die geheel zelfstandig de organisatie van de bruiloft hebben gedaan omdat zij het “leuk vinden” of “het liever niet uit handen geven”. En vaak eindigde het met een huwelijksdag waarvan ze blij waren dat het voorbij was omdat de hele aanloop naar die mooie dag zoveel stress bleek op te leveren. Het plannen van de bruiloft behoort een gezellige, leuke ervaring te zijn. Een goede wedding planner helpt je om te kunnen genieten van die periode.

6. Mediator – Een goede wedding planner kan als buffer fungeren wanneer er zich lastige situaties voordoen. Het is een vaststaand feit dat je het nu eenmaal niet iedereen evenveel naar de zin kan maken wanneer je een bruiloft organiseert. Ook kan het voorkomen dat een leverancier niet voor de volle 100% aan jullie wensen kan voldoen. Een wedding planner is dan een veilige en neutrale persoon om naar te verwijzen. Zij brengt sturing in het geheel en kan beide partijen bij dergelijke situaties met een onafhankelijke  en onbevooroordeelde kijk benaderen.

5. Timing en draaiboek – Tijdens de bruiloft zijn verschillende leveranciers betrokken die samen moeten werken om een naadloos verloop van jullie dag te garanderen. De wedding planner weet hoe de ene leverancier afhankelijk is van de ander en fungeert als de coördinator waarbij zij constant de timing en het draaiboek volgt, maar ook adequaat kan inspringen wanneer zich bijvoorbeeld een vertraging voordoet of de dingen net even anders lopen dan voorzien.

4. Kennis – Dit is waarschijnlijk de eerste keer dat je een bruiloft gaat plannen. En al trouw je misschien voor een tweede keer, de dingen gaan altijd weer anders. Planners met ruime ervaring in de trouwbranche zijn experts op het gebied van protocol, etiquette en alles dat nodig is om zo’n groots en belangrijk evenement goed te laten verlopen. En zij delen deze kennis graag met je.

3. Een schat aan (achtergrond) informatie – Buiten hun kennis van alle ins en outs van de organisatie van een bruiloft, bezitten de planners ook een enorme bron aan (achtergrond) informatie over leveranciers en locaties. Welke leveranciers zijn te vertrouwen en wie geeft de beste service. Wie is het meest geschikt en past het best bij de wensen en persoonlijkheden van het bruidspaar. Welke locatie kan inspringen op de wensen van het bruidspaar.. waar wordt je geweldig ontvangen en is de service uitstekend (of juist niet!).  De referenties die je krijgt van iemand die “geworteld” is in deze bedrijfstak, is goud waard want je legt toch je vertrouwen (en spaargeld) in de handen van leveranciers waar je eerder nooit mee te maken hebt gehad. Een wedding planner helpt jullie graag met het maken van de juiste keuzes.  

2. Een professionele ceremoniemeester – Laat familie en vrienden genieten van de feestelijke dag en zadel ze niet op met allerlei taken! In Nederland ziet men het nog steeds als een erebaantje, maar wanneer de ceremoniemeester de taak echt serieus neemt, dan is het snel gedaan met dat opgetogen gevoel en zal men de volgende keer wel tweemaal nadenken voordat er “ja, leuk!” geroepen wordt als antwoord op die vraag. Natuurlijk kun je een ceremoniemeester uit eigen kring vragen jullie bij te staan bij een aantal onderdelen. Neem hem/haar eens mee op locatiebezoek en eindig de dag met een gezellig etentje zodat jullie op een feestelijke manier toeleven naar de dag; de eigen ceremoniemeester kan de communicatie naar de andere gasten verzorgen (denk hierbij aan het coördineren van speeches en ‘acts’ of andere informatie-uitwisselingen die nog even geheim moeten blijven voor het bruidspaar). Maar laat het produceren van het draaiboek en de tijdsplanning, de contacten met de leveranciers en de persoonlijke begeleiding van het bruidspaar op de huwelijksdag over aan een professionele ceremoniemeester. De ‘eigen’ ceremoniemeester loopt liever niet weg tijdens de ceremonie om nog snel iets achter de schermen te regelen voor de toost en het bruidstaart moment; de eigen ceremoniemeester blijft liever zitten tijdens het diner waar zij als daggast deel van uitmaken in plaats van alvast op de feestlocatie de boel klaar te zetten voor het feest. De eigen ceremoniemeester wil ook s’avonds liever meefeesten en op de dansvloer staan in plaats van  brood nuchter blijven zodat hij of zij de hele avond in de gaten kan houden of er gasten vertrekken en ze een bedankje meegeven. Zij lopen rond in feestelijke kleding en zien er misschien wel tegen op om met tafels en stoelen te slepen, een cadeautafel bouwen, een tafel voor de bedankjes klaar te zetten, ervoor zorgen dat er bloemdecoratie staat en dat de kaarsjes wel overal blijven branden. Wanneer je een weddingplanner inhuurt, is hij of zij ook op de dag zelf aanwezig als ceremoniemeester. Afhankelijk van de grootte van de groep en het aantal locaties zorgen zij er zelfs voor dat er meerdere assistenten aanwezig zijn om jullie dag vlekkeloos te laten verlopen en daar kan best een rol voor de ‘eigen’ ceremoniemeester ingepast worden wanneer dit de wens van het bruidspaar is.

De nummer 1 reden om een wedding planner in te huren is…

1. Geen stress – Het verschil in het niveau van stress van een bruid(spaar) met en zonder wedding planner is groot. Je hoeft de andere redenen maar door te lezen om te begrijpen dat een bruidspaar met wedding planner heel wat gezoek, getwijfel en gereis minder heeft om tot de uitvoering van de dag van hun dromen te komen. Wanneer de dag van de bruiloft dan eindelijk aanbreekt, is het meest belangrijke dat het bruidspaar zich kan ontspannen en alle aandacht heeft voor elkaar en voor de gasten. Jullie willen toch niet eindigen als de aangewezen persoon voor vragen en probleempjes die zich absoluut zullen voordoen bij zowel de gasten als de leveranciers? Het inhuren van een wedding planner geeft je de vrijheid om alleen te genieten van het moment en je geen zorgen te maken over wat er zich achter de schermen afspeelt.