Feeds:
Berichten
Reacties

Archive for the ‘Budget’ Category

budget

Helaas kan niet iedereen onbeperkt en zonder nadenken aan het organiseren en boeken slaan tijdens het plannen van de bruiloft. Je moet gaan nadenken over wat haalbaar is voor jullie. Maar hoe stel je nou een budget samen dat perfect op jullie wensen en mogelijkheden aansluit zonder te moeten beknibbelen op al die leuke extra’s? De eerste vraag die jullie beantwoord moeten zien te krijgen is: “Betalen we alles zelf of kunnen we rekenen op de steun van de familie?”. Steeds meer bruidsparen financieren de bruiloft helemaal zelf, maar het komt zeker nog voor dat ouders bepaalde onderdelen cadeau geven. In dat geval is goed communiceren met elkaar een vereiste. Maak het bespreekbaar en probeer helder te krijgen welk bedrag men wil schenken en of dit bedrag vrij besteedbaar is of dat zij specifiek iets in gedachte hebben (in dat geval is het ook goed om te weten te komen hoeveel invloed men wil hebben bij het maken van de beslissingen). Beslis dan hoeveel jullie zelf kunnen financieren en tel de bedragen bij elkaar op om tot een totaal budget te komen.

Wat kost een bruiloft ongeveer?

Dat is een veelgestelde maar lastige vraag om te beantwoorden. Je kunt het natuurlijk zo simpel of zo gek maken als je zelf wilt. Voor een mooi georganiseerde bruiloft met circa 35 daggasten en 100 avondgasten op goede locaties moet je toch wel snel uitgaan van een totaal budget vanaf ca. € 15.000 – € 20.000 (een huwelijksreis niet meegerekend!). Maar nogmaals, het is helemaal afhankelijk van jullie wensen. Het is aan jullie hoeveel je wilt uitgeven voor alle onderdelen van de dag. Wat heeft voor jullie prioriteit? Waar willen jullie best iets meer voor betalen en waar kan eventueel op bespaard worden. Zodra je dit op een rijtje hebt dan is noodzaak om ook jullie verwachtingen daar op aan te laten sluiten.

Dream big but keep it real

Als je het totaal budget (100% te spenderen) in percentages zou moeten verdelen over de meest gebruikelijke onderdelen die geboekt of besteld worden voor een huwelijksdag, dan ziet het er grofweg als volgt uit. Let op: dit is slechts een benadering! De grootste druk op het budget ligt in ieder geval bij de huur van de locatie(s) incl. catering. Hoe meer gasten je uitnodigt, hoe hoger de kosten… Dus besteed veel zorg aan het samenstellen van jullie gastenlijst als het budget een issue is.

  • De locatie(s) incl. catering: 45%
  • Gemeentelijke kosten (leges): 3%
  • Kleding: 10%
  • Haar en make-up: 2%
  • Bloemwerk (bruidsboeket en bloemdeco op locatie): 4%
  • Entertainment/muziek: 6%
  • Fotograaf: 10%
  • Uitnodigingen en ander drukwerk: 3%
  • Trouwringen: 6%
  • Trouwvervoer: 3%
  • Bruidstaart: 3%
  • Styling en decoraties: 5%

Om stress te voorkomen zet je nog eens 5% van het totaal budget op de lijst voor diversen en onvoorzien. Dan heb je altijd nog een achterdeurtje mocht iets toch een beetje duurder uitvallen of als extra geboekt worden omdat je het gewoon niet kunt laten schieten.

Hoe blijf je binnen het budget?

Zodra jullie het budget hebben vastgesteld en het bedrag (zo redelijk mogelijk) is verdeeld binnen de verschillende categorieën die voor jullie van toepassing zijn, dan is het zaak om in de aanloop naar de bruiloft alle uitgaven goed te specificeren op een budget checklist en deze ook goed bij te houden. Als weddingplanner helpen wij de bruidsparen vaak bij het samenstellen en opvolgen van het budget middels budget sheets.

Bijgaand laat ik jullie als voorbeeld een van onze budget sheets zien voor een bruiloft waar wij als weddingplanner en stylist bij betrokken zijn geweest. Deze bruiloft had een totaal budget van € 30.000 waarbij het bruidspaar uiteindelijk iets over budget is gegaan aangezien er op het laatste moment nog een extra bus moest komen voor de gasten en omdat zij beslisten om toch ook nog een videograaf en fotohokje te willen. Daardoor hebben ze er zelfs met de 5% onvoorzien na de bruiloft nog iets op toe moeten leggen. Op de lijst is gemakkelijk te volgen wat is geboekt/aangekocht en bij welke leverancier, wat de kosten zijn volgens offerte/factuur, wat is aanbetaald, wat nog moet worden betaald en wat uiteindelijk is betaald. Ik heb de namen van de geboekte leveranciers bewust niet vermeld in dit voorbeeld.

Wat voor soort systeem je ook gebruikt, zorg er in ieder geval voor om het getrouw bij te houden zodat je op tijd kunt beslissen of iets binnen budget blijft OF dat het het waard is (of niet) om je budget uiteindelijk nog iets op te rekken.

voorbeeld budget sheet

Pas op voor verborgen kosten

Zorg er voor dat je vooraf alle kosten kent of zet voldoende opzij om bijvoorbeeld ‘drankjes op nacalculatie’ te kunnen bekostigen. Besef ook dat het extra gaat kosten om buiten de gemaakte afspraken te gaan tijdens de bruiloft. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de afgesproken tijdsduur op een locatie. Het is natuurlijk fantastisch als om 01.00 uur de party nog in volle swing is. Maar als dat de afgesproken eindtijd is en je laat het feest nog een uurtje uitlopen, dan zal over dat extra uur minimaal de kosten van de afgenomen drankjes extra in rekening worden gebracht (bij veel locaties zal ook een extra uur huur en inzet van het personeel worden aangeslagen). Vraag dus vooraf goed na wat de regels en kosten zijn voor een eventuele uitloop. Ook andere leveranciers waar je een bepaalde tijdsduur mee hebt afgesproken, zoals een fotograaf/videograaf zullen extra tijd in rekening brengen. Weet je vooraf al dat het goed mogelijk is dat iets zal uitlopen? Neem de kosten hiervoor dan alvast op in het budget. Heb je het uiteindelijk niet nodig gehad, dan heb je een meevallertje in plaats van nare additionele kosten na de grote dag. Je wilt toch liever zonder zorgen kunnen nagenieten!

Is het niet mogelijk om alle bedragen exact toe te kennen in het budget of heb je bijvoorbeeld onderdelen op basis van nacalculatie, dan is het slim om in je budget altijd een item “onvoorzien” op te nemen. Bereken hiervoor nog eens ongeveer 5% van je totaal budget zodat je voldoende in reserve hebt staan. Je zult zien dat er toch altijd wel extraatjes worden aangeschaft tijdens de periode van planning. Dus wat extra geld in reserve is een aanrader. Heb je het niet nodig gehad, dan is dat een mooi beginnetje voor de huwelijksreis of een paar leuke activiteiten om samen van te genieten na de bruiloft.

Tip: Zet het gespaarde budget bedrag voor de trouwdag op een aparte rekening zodat je gemakkelijk de bij- en afschrijvingen bij kunt houden zonder dat ze verdwijnen in de grote hoop van de dagelijkse lasten op je gewone betaalrekening.

Veel succes en plezier met het plannen en organiseren! En denk je dat jullie wel wat hulp kunnen gebruiken om alles in goede banen te leiden? Neem dan eens contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij staan jullie heel graag met raad en daad bij!

Advertenties

Read Full Post »

Als weddingplanner krijg ik vaak de vraag “hoe kan jij ons geld besparen?”. Weddingplanners kunnen een belangrijke rol spelen in het opstellen van je budget en je helpen ook niet al te veel af te wijken van dit vastgestelde bedrag.

Maar, JULLIE moeten nog steeds zelf de juist beslissingen nemen en samenwerken met de planner om het vastgestelde budget ook zoveel mogelijk te volgen! We hebben vaak te maken met klanten die zeggen dat zij aan een budget gebonden zijn, maar vervolgens wel extra aankopen doen of nieuwe dingen erbij verzinnen. Wanneer je de raad van de planner niet wilt aannemen en spontane aankopen blijft doen die niet eerder waren gebudgetteerd, dan zal dit er zeker voor zorgen dat je financieel voor (vervelende) verrassingen komt te staan.

Hoe haal je dan het beste uit de leveranciers die een bijdrage zullen leveren? Door te luisteren naar de raad van de weddingplanner! Misschien kennen zij wel een DJ die 5% korting geeft aan bruidsparen die met deze weddingplanner werken. Misschien weten ze wanneer een locatie een stille periode heeft waardoor ze een betere prijs voor je kan bedingen. Misschien hebben zij wel creatieve oplossingen waardoor je de prijs voor de catering iets lager kunt stellen.

Het inhuren en luisteren naar een goede weddingplanner is meestal de kosten meer dan waard.

Neem je toch liever zelf de hele organisatie op je? Dan hebben we hier wat punten voor je neergezet waardoor je gemakkelijker kunt beslissen of het onderhandelen met de leverancier je iets zal opleveren:

  1. Binnenkort al jouw huwelijksdatum? Leveranciers kijken naar wat zij aan opdrachten hebben staan en wanneer die dag nog blanco in de agenda staat, gaan zij soms akkoord met lagere prijzen.  Dit werkt vooral wanneer het je niet echt uitmaakt wie de opdracht gaat uitvoeren. Als je kieskeurig bent is deze werkwijze riskant! Want je loopt natuurlijk wel het risico dat de locatie of andere leverancier al geboekt is.
  2. Ben je flexibel met de datum en dag? Locaties en cateraars geven je sneller een betere prijs wanneer zij kunnen “beslissen” over de trouwdatum. Vrijdag en zaterdag zijn bijvoorbeeld dagen waarop de locaties of cateraars je niet snel een korting zullen aanbieden want op die dagen zijn ze vaak al een jaar vooraf geboekt. Data buiten het trouwseizoen zijn hier veel geschikter voor (bijv. op woensdag in november).
  3. Waar kun je compromissen over sluiten? De gemakkelijkste manier van onderhandelen is wanneer je de leverancier zegt: “Ik heb € xxxxxx. Ik heb nodig xxxxxxxxx en, als ik het me kan veroorloven, wil ik xxxxxxxxx. Wat stellen jullie voor? Door de leverancier jouw beperkingen en grenzen op te geven kunnen zij beoordelen of je een serieuze klant bent of slechts aan het rond shoppen bent om prijzen te kunnen vergelijken (veel leveranciers hebben hier een hekel aan). Zij zullen je openheid op prijs stellen en hun kennis en ervaring inzetten om een deal te kunnen aanbieden die bij jouw wensen en mogelijkheden past. Op deze manier betaal je niet voor diensten of producten die je helemaal niet wilt.

Natuurlijk zijn er ook dingen die je niet moet doen:

  1. Houdt niet achter dat je een bruiloft aan het plannen bent. Er wordt vaak gezegd dat leveranciers hun prijzen verhogen wanneer het woord ‘bruiloft’ wordt genoemd. Het is waar dat prijzen voor bruiloften hoger liggen dan voor een ander soort feest, maar denk er wel aan dat de leverancier er extra tijd en energie insteekt. Je wilt toch niet dat de DJ verschijnt in dezelfde outfit waarin hij een kinderfeestje opluistert. Je wilt niet dat je limousine arriveert en je nog kunt zien dat er de avond ervoor een vrijgezellenfeestje in is gevierd. Je wilt niet dat de bloemist tafelstukken levert die eruit zien alsof ze bij het benzinestation zijn gekocht. Je wilt niet dat de fotograaf een belangrijke foto niet goed kan maken omdat hij de juiste lenzen niet bij zich heeft. Leveranciers die hun diensten aanbieden bij huwelijken gaan altijd een stapje verder omdat zij heel goed begrijpen dat dit een van de belangrijkste mijlpalen in je leven is. Het kost nu eenmaal een beetje meer om alles perfect voor je te af te leveren.
  2. Bel of e-mail de leverancier niet iedere keer dat je van gedachte verandert.  Weddingplanner willen graag constant op de hoogte zijn en je wensen horen. Alle andere leveranciers willen dit meestal niet. De bloemist zal niet graag acht verschillende voorstellen maken omdat je maandelijks van gedachte verandert over de bloemen of de kleur. De leverancier van de bruidstaart wil niet dat je maandelijks komt proeven omdat je toch nog niet helemaal zeker bent over de vulling. De DJ wil zijn play list niet constant veranderen omdat je maar niet kunt besluiten wat de muziek voor de openingsdans zal worden. Natuurlijk zijn dit dingen die iedere bruid regelmatig wel doet (vraag maar eens na bij de leveranciers!), maar het kost de leverancier waardevolle tijd om je iedere keer te antwoorden, en nieuwe voorstellen of proeven kosten je geld! Beslis wat je wilt en blijf bij je besluit!

Bespaar niet op diensten om zo een paar euro uit te sparen. Denk  je dat je bruidsmeisje net zo goed de bloemstukken kan ophalen in plaats van laten leveren? Denk je dat het gebruiken van een iPod hetzelfde resultaat geeft als het boeken van een DJ?

Niemand wil onnodig geld uitgeven, maar bespaar niet op de verkeerde dingen! Want wie moet de scherven (soms letterlijk) oprapen wanneer de dingen fout gaan omdat je van mening bent dat je beter €50 bezorgkosten voor de trouwtaart kan besparen dan het uit te geven en de levering over te laten aan een professional?

Read Full Post »

Vraag: Ik ben helemaal door ’t dolle want we gaan trouwen! Omdat we beiden dit jaar afstuderen, zijn er maar een paar data waarop het kan als we het dit jaar nog willen laten plaatsvinden. Ik wil zo graag starten aan de voorbereiding dat we het afgelopen weekend 4 trouwlocaties hebben bezocht!! Maar ik weet niet precies hoeveel ik kan uitgeven want we willen onze ouders nog vragen of zij ons willen helpen. Maar mijn ouders zijn nu nog 3 weken met vakantie en ik wil het niet over de telefoon vragen. Denk je dat we toch alvast een trouwlocatie kunnen boeken al zijn we niet zeker van ons budget? Ik ben bang dat de locatie al weg is als we nog een paar weken wachten.

Antwoord: NEE. Boek niets voordat je een goed beeld hebt van wat je budget is. Je kunt er niet zeker van zijn hoe je ouders reageren op een dergelijke vraag en het zou onbeleefd zijn om er gewoon vanuit te gaan.

Bruidsparen zien een budget vaak als iets ‘benauwends’ en worden er stresserig van: “ik kan niet doen wat ik wil, want ik moet me aan het budget houden”. De realiteit is precies andersom. Wanneer je het budget vaststelt voordat je ook maar iets anders doet, dan geeft dit juist rust en duidelijkheid. En deze regel is van toepassing voor bruidsparen met een budget van €10.000, maar ook met €100.000.

 

Concentreer je op de dingen die haalbaar zijn

Hoe kan een budget nou juist rust geven?
Simpel: een budget is het navigatiesysteem in je planning. Voordat je rond gaat kijken en waarschijnlijk valt voor ideeën, locaties, leveranciers en dergelijke die buiten je bereik liggen, kan een budget je helpen de route uit te stippelen naar de plaatsen waar je moet beginnen. Wanneer je een krap budget hebt dan is er niets zo frustrerend als praten met leverancier na leverancier en het gevoel krijgen dat je je niets kunt veroorloven. Ten tweede zal het hebben van een budget voorkomen dat je al vroeg in het proces teveel geld uitgeeft. Je wilt bijvoorbeeld een trouwdag met 150 gasten en je hebt een budget hebt van €15.000 terwijl je €8.000 euro moet betalen voor de huur (incl. hapjes en drankjes) van je droomlocatie. Dan betekent dit dat je wel heel krap komt te zitten met je budget voor kleding, ringen, vervoer, fotografie, entertainment, bloemen, bruidstaart en decoratie en al die andere beslissingen die later in het proces genomen moeten worden. En wanneer de rekeningen waar je geen rekening meer mee hebt gehouden op het laatste moment binnen komen (en geloof me, die komen er!), dan kom je tekort.

Dus de volgende vraag (en dit is meestal de reden waarom men niet begint met een budget) is: hoe begin je met het berekenen van een budget?

De eerste stap die je zet is om (ongeveer) in te schatten hoeveel gasten je wilt uitnodigen (en voor welk onderdeel). Daarna bekijk je of de kosten alleen uit jullie zak betaald moeten worden of dat familieleden (ouders) een duit in het zakje willen doen.

Daarna kun je een aantal locaties bellen om een duidelijker beeld te krijgen van de kosten voor de ceremonie, receptie, diner en feest. Vraag offertes op en vergelijk deze.

Een manier om aan de hand van die gegevens een goed beeld te krijgen van wat een realistisch budget voor de totale kosten van je bruiloft zal zijn, is om de kosten van de locatie(s), incl. catering en drank en eventuele fooien en belastingen bij elkaar op te tellen en dit bedrag te verdrievoudigen.

Voorbeeld: voor een bruiloft met 100 gasten en een locatie waar de bovenstaande posten je ongeveer €90 per persoon kosten (= € 9.000) zul je een totaal budget nodig hebt van ongeveer € 25.000. Is dit geen haalbaar budget, dan moet je omkijken naar een andere locatie.

Waarom deze methode meestal klopt en erg dichtbij de totale kosten komt, weet ik niet. Maar met dit ezelsbruggetje kun je snel zien of een locatie (en met name de kosten ervan) past binnen het budget dat je hebt vastgesteld.

Maar voel je nog niet zeker of komen er nog andere kosten of logistieke uitdagingen bij (vervoer tussen locaties, tenten, eigen catering etc.), dan is het altijd raadzaam om een professional erbij te betrekken.

Gebruik je budget als hulpmiddel en zie het niet als iets dat je beperkt!

Read Full Post »

%d bloggers liken dit: