Feeds:
Berichten
Reacties

Posts Tagged ‘budget huwelijk’

budget

Helaas kan niet iedereen onbeperkt en zonder nadenken aan het organiseren en boeken slaan tijdens het plannen van de bruiloft. Je moet gaan nadenken over wat haalbaar is voor jullie. Maar hoe stel je nou een budget samen dat perfect op jullie wensen en mogelijkheden aansluit zonder te moeten beknibbelen op al die leuke extra’s? De eerste vraag die jullie beantwoord moeten zien te krijgen is: “Betalen we alles zelf of kunnen we rekenen op de steun van de familie?”. Steeds meer bruidsparen financieren de bruiloft helemaal zelf, maar het komt zeker nog voor dat ouders bepaalde onderdelen cadeau geven. In dat geval is goed communiceren met elkaar een vereiste. Maak het bespreekbaar en probeer helder te krijgen welk bedrag men wil schenken en of dit bedrag vrij besteedbaar is of dat zij specifiek iets in gedachte hebben (in dat geval is het ook goed om te weten te komen hoeveel invloed men wil hebben bij het maken van de beslissingen). Beslis dan hoeveel jullie zelf kunnen financieren en tel de bedragen bij elkaar op om tot een totaal budget te komen.

Wat kost een bruiloft ongeveer?

Dat is een veelgestelde maar lastige vraag om te beantwoorden. Je kunt het natuurlijk zo simpel of zo gek maken als je zelf wilt. Voor een mooi georganiseerde bruiloft met circa 35 daggasten en 100 avondgasten op goede locaties moet je toch wel snel uitgaan van een totaal budget vanaf ca. € 15.000 – € 20.000 (een huwelijksreis niet meegerekend!). Maar nogmaals, het is helemaal afhankelijk van jullie wensen. Het is aan jullie hoeveel je wilt uitgeven voor alle onderdelen van de dag. Wat heeft voor jullie prioriteit? Waar willen jullie best iets meer voor betalen en waar kan eventueel op bespaard worden. Zodra je dit op een rijtje hebt dan is noodzaak om ook jullie verwachtingen daar op aan te laten sluiten.

Dream big but keep it real

Als je het totaal budget (100% te spenderen) in percentages zou moeten verdelen over de meest gebruikelijke onderdelen die geboekt of besteld worden voor een huwelijksdag, dan ziet het er grofweg als volgt uit. Let op: dit is slechts een benadering! De grootste druk op het budget ligt in ieder geval bij de huur van de locatie(s) incl. catering. Hoe meer gasten je uitnodigt, hoe hoger de kosten… Dus besteed veel zorg aan het samenstellen van jullie gastenlijst als het budget een issue is.

  • De locatie(s) incl. catering: 45%
  • Gemeentelijke kosten (leges): 3%
  • Kleding: 10%
  • Haar en make-up: 2%
  • Bloemwerk (bruidsboeket en bloemdeco op locatie): 4%
  • Entertainment/muziek: 6%
  • Fotograaf: 10%
  • Uitnodigingen en ander drukwerk: 3%
  • Trouwringen: 6%
  • Trouwvervoer: 3%
  • Bruidstaart: 3%
  • Styling en decoraties: 5%

Om stress te voorkomen zet je nog eens 5% van het totaal budget op de lijst voor diversen en onvoorzien. Dan heb je altijd nog een achterdeurtje mocht iets toch een beetje duurder uitvallen of als extra geboekt worden omdat je het gewoon niet kunt laten schieten.

Hoe blijf je binnen het budget?

Zodra jullie het budget hebben vastgesteld en het bedrag (zo redelijk mogelijk) is verdeeld binnen de verschillende categorieën die voor jullie van toepassing zijn, dan is het zaak om in de aanloop naar de bruiloft alle uitgaven goed te specificeren op een budget checklist en deze ook goed bij te houden. Als weddingplanner helpen wij de bruidsparen vaak bij het samenstellen en opvolgen van het budget middels budget sheets.

Bijgaand laat ik jullie als voorbeeld een van onze budget sheets zien voor een bruiloft waar wij als weddingplanner en stylist bij betrokken zijn geweest. Deze bruiloft had een totaal budget van € 30.000 waarbij het bruidspaar uiteindelijk iets over budget is gegaan aangezien er op het laatste moment nog een extra bus moest komen voor de gasten en omdat zij beslisten om toch ook nog een videograaf en fotohokje te willen. Daardoor hebben ze er zelfs met de 5% onvoorzien na de bruiloft nog iets op toe moeten leggen. Op de lijst is gemakkelijk te volgen wat is geboekt/aangekocht en bij welke leverancier, wat de kosten zijn volgens offerte/factuur, wat is aanbetaald, wat nog moet worden betaald en wat uiteindelijk is betaald. Ik heb de namen van de geboekte leveranciers bewust niet vermeld in dit voorbeeld.

Wat voor soort systeem je ook gebruikt, zorg er in ieder geval voor om het getrouw bij te houden zodat je op tijd kunt beslissen of iets binnen budget blijft OF dat het het waard is (of niet) om je budget uiteindelijk nog iets op te rekken.

voorbeeld budget sheet

Pas op voor verborgen kosten

Zorg er voor dat je vooraf alle kosten kent of zet voldoende opzij om bijvoorbeeld ‘drankjes op nacalculatie’ te kunnen bekostigen. Besef ook dat het extra gaat kosten om buiten de gemaakte afspraken te gaan tijdens de bruiloft. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de afgesproken tijdsduur op een locatie. Het is natuurlijk fantastisch als om 01.00 uur de party nog in volle swing is. Maar als dat de afgesproken eindtijd is en je laat het feest nog een uurtje uitlopen, dan zal over dat extra uur minimaal de kosten van de afgenomen drankjes extra in rekening worden gebracht (bij veel locaties zal ook een extra uur huur en inzet van het personeel worden aangeslagen). Vraag dus vooraf goed na wat de regels en kosten zijn voor een eventuele uitloop. Ook andere leveranciers waar je een bepaalde tijdsduur mee hebt afgesproken, zoals een fotograaf/videograaf zullen extra tijd in rekening brengen. Weet je vooraf al dat het goed mogelijk is dat iets zal uitlopen? Neem de kosten hiervoor dan alvast op in het budget. Heb je het uiteindelijk niet nodig gehad, dan heb je een meevallertje in plaats van nare additionele kosten na de grote dag. Je wilt toch liever zonder zorgen kunnen nagenieten!

Is het niet mogelijk om alle bedragen exact toe te kennen in het budget of heb je bijvoorbeeld onderdelen op basis van nacalculatie, dan is het slim om in je budget altijd een item “onvoorzien” op te nemen. Bereken hiervoor nog eens ongeveer 5% van je totaal budget zodat je voldoende in reserve hebt staan. Je zult zien dat er toch altijd wel extraatjes worden aangeschaft tijdens de periode van planning. Dus wat extra geld in reserve is een aanrader. Heb je het niet nodig gehad, dan is dat een mooi beginnetje voor de huwelijksreis of een paar leuke activiteiten om samen van te genieten na de bruiloft.

Tip: Zet het gespaarde budget bedrag voor de trouwdag op een aparte rekening zodat je gemakkelijk de bij- en afschrijvingen bij kunt houden zonder dat ze verdwijnen in de grote hoop van de dagelijkse lasten op je gewone betaalrekening.

Veel succes en plezier met het plannen en organiseren! En denk je dat jullie wel wat hulp kunnen gebruiken om alles in goede banen te leiden? Neem dan eens contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij staan jullie heel graag met raad en daad bij!

Advertenties

Read Full Post »

%d bloggers liken dit: